Бухгалтерский учет отпускных. Кадровый учет ежегодных отпусков Как заполнить записку-расчет

Позволяет иметь информацию об отпусках сотрудников всегда под рукой.

Вид основного раздела журнала:

Справочная информация:

Виды отпусков

• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
• Дополнительный оплачиваемый отпуск
• Отпуск без сохранения заработной платы
• Учебный отпуск
• Отпуск по беременности и родам
• Отпуск по уходу за ребенком

Ежегодный отпуск – это оплачиваемое время отдыха, которое предоставляется работнику ежегодно. В период ежегодного отпуска работник освобождается от выполнения возложенных на него трудовым договором обязанностей. Правом на ежегодный отпуск обладает каждый работник вне зависимости от того кем и где он работает, в соответствии со ст. 114 ТК РФ.

Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. В отдельных случаях трудовое законодательство предусматривает отпуск продолжительностью более указанного времени.

Если в трудовом договоре содержится условие о том, что ежегодный отпуск предоставляется работнику сроком менее 28 дней, то данное условие является недействительным.

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Продолжительность ежегодного отпуска может быть уменьшена только в двух случаях:

• когда работник занят на сезонных работах;
• когда работник работает по срочному трудовому договору, заключенному на срок до двух месяцев.

Большая продолжительность ежегодного отпуска может быть предусмотрена трудовым договором либо законом. Так, в общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, для отдельных категорий работников, включается время дополнительного отпуска.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Нормативными документами предусмотрены следующие варианты отражения расходов на оплату ежегодных отпусков в бухгалтерском учете:

• в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резервный фонд на предстоящую оплату отпусков работникам (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н);
• непосредственно на счета учета затрат и других источников при условии, что продолжительность отпуска приходится на границы одного календарного месяца, а организация не создает резерв на предстоящую оплату отпусков работникам (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н);
• на счета учета расходов будущих периодов, если организация не создает резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, а продолжительность отпуска приходится на несколько календарных месяцев, в части сумм, начисленных за отпуск, приходящихся на последующие календарные месяцы (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).

Выбранный вариант учета расходов на оплату отпусков должен быть закреплен в учетной политике организации.
Рассмотрим все эти варианты.

Создание резервного фонда на предстоящую оплату отпусков работникам
Практически все организации предоставляют своим работникам отпуска в течение года неравномерно. Обычно большая их часть приходится на летнее время. Но в ряде организаций, в зависимости от специфики деятельности, основная отпускная нагрузка может лечь и на другой сезон. Так, вряд ли руководитель туристической компании будет доволен, если все его сотрудники уйдут в отпуск летом.
Для того чтобы избежать неравномерного распределения затрат на оплату отпусков, организация имеет право создать для этой цели резерв.
В резерв включаются не только суммы начисленных отпускных, но и начисленные в соответствии с законодательством налоги.
Отчисления в этот фонд производятся в течение года равномерно.
Порядок создания резервного фонда в бухгалтерском учете законодательно не утвержден. Поэтому организация вправе сама разработать этот порядок.
Если организация приняла решение о создании резерва на предстоящую оплату отпусков, то наиболее оптимальным будет выбрать порядок создания такого резерва, предложенный в налоговом учете.
Пример расчета будет приведен в разделе «Налоговый учет отпускных».
Но можно выбрать и другой вариант создания резерва, например, исходя из суммы плановых затрат на оплату отпуска.
Пример 1

Размер ежемесячных отчислений в резерв составит: 180 000 / 12 = 15 000 руб.

При создании резерва в организации оформляется расчет (смета). Расчет должен составляться на основании первичных документов, например положений об оплате труда, штатного расписания, графика отпусков. Поэтому все показатели расчета должны быть увязаны с данными в этих документах.
Резервирование сумм на предстоящую оплату отпусков отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу: Дебет счетов 20 , 23 , 25 , 26 , 29 , 44 Кредит счета 96
Использование резерва происходит по мере предоставления работникам отпусков и отражается по дебету счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами расчетов:
Дебет счета 96 счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - отражаются начисленные суммы оплаты труда работникам за время отпуска;
Дебет счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков» Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - отражаются начисленный ЕСН, отчисления в Пенсионный фонд РФ и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве.
Резерв на предстоящую оплату отпусков работникам периодически подлежит инвентаризации, на конец года она является обязательной. Таким образом, в годовом балансе резерв должен быть показан уже в уточненном виде. Уточнение производится исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, на медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве. Таким образом, к инвентаризационной ведомости должен быть приложен расчет, обосновывающий остаток резерва на конец года.
Если организация предоставляет отпуска за текущий год в следующем году, она имеет право на остаток резерва на предстоящую оплату отпусков на начало года.
Если же при инвентаризации выявляется, что сумма фактически начисленного в течение года резерва превышает сумму подтвержденного инвентаризацией расчета, то в декабре отчетного года производится сторнировочная запись по дебету счетов учета затрат на производство и расходов на продажу: Дебет счетов 20 , 23 , 25 , 26 , 29 , 44 Кредит счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков».
Если обнаруживается, что сумма в фонд недоначислена, то в декабре делается дополнительная запись по включению дополнительных сумм в резерв на предстоящую оплату отпусков: Дебет счетов 20 , 23 , 25 , 26 , 29 , 44 Кредит счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков».
Если организация решает в следующем году изменить свою учетную политику и не создавать резервов на оплату отпусков, то неиспользованный остаток резерва на 1 января следующего года следует присоединить к финансовому результату организации. Отражается эта операция в оборотах за январь следующего года путем включения их в состав внереализационных доходов: Дебет счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков» Кредит счета 91/1 «Прочие доходы»

Начисление сумм отпускных на счета затрат и других источников

К расходам по обычным видам деятельности организации относятся и расходы на оплату труда.
Начисленные суммы отпускных могут отражаться по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом следующих счетов:
08 - работникам, участвующим в монтаже оборудования, строительстве и других капитальных работах;
20 - работникам основного производства;
23 - работникам вспомогательного (подсобного) производства, в частности котельных, транспортных и ремонтных цехов и т.п.;
25 - работникам, занятым на общепроизводственных работах (содержание и эксплуатация машин и оборудования, ремонт основных средств и иного имущества, используемого в производстве, содержание производственных помещений и т.п.);
26 - работникам административно-управленческого звена и общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;
28 - работникам, занятым исправлением брака;
29 - работникам, состоящим на балансе организации обслуживающих производств и хозяйств, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации: жилищно-коммунального хозяйства (эксплуатация жилых домов, общежитий, прачечных, бань и т.п.); пошивочных и других мастерских бытового обслуживания; столовых и буфетов; детских дошкольных учреждений (садов, яслей); домов отдыха, санаториев и других учреждений оздоровительного и культурно-просветительного назначения;
44 - работникам торговых организаций, а также работникам промышленных и иных производственных предприятий, занятым продажей продукции, товаров, работ и услуг;
86 - работникам, занятым в выполнении мероприятий целевого финансирования;
91/2 - работникам, занятым продажей и ликвидацией основных средств, а также работникам, чьи отпуска не могут быть учтены в себестоимости организации.

Отнесение сумм отпускных на счет расходов будущих периодов

В принципе в учетной политике организация должна выбрать один из двух вариантов начисления отпускных сумм: путем создания резерва на предстоящую оплату отпусков или сразу на счета затрат. Использование счета 97 «Расходы будущих периодов» получается автоматически при втором варианте, если границы предоставленного работнику отпуска выходят за рамки календарного месяца.
В этом случае суммы отпускных и соответствующие им ЕСН и страховой взнос от несчастных случаев на производстве, приходящиеся на следующие месяцы, учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Пример 2
Работнику предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 26 июня по 23 июля 2006 г. Таким образом, на июнь приходится 5 календарных дней отпуска, а на июль - 23 календарных дня. Предположим, что работнику начислено за отпуск 7000 руб. ЕСН на отпускные начислен по ставке 26 % в сумме 1820 руб., страховой взнос от несчастных случаев на производстве по ставке 0,5 начислен в сумме 35 руб.
Рассчитаем, какая сумма отпускных, ЕСН и взносов приходится на один день отпуска:
7000 руб. / 28 календарных дней = 250 руб. - отпускные за 1 день;
1820 руб. / 28 календарных дней = 65 руб. - ЕСН за 1 день отпуска;
35 руб. / 28 календарных дней = 1,25 руб. - страховой взнос от несчастных случаев на производстве за 1 день отпуска.
В бухгалтерском учете в июне 2006 г. должны быть сделаны следующие проводки:
Дебет счета 20 счета 70 - 1250 руб. (250 × 5) - суммы, начисленные за часть отпуска, приходящуюся на июнь;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 69 - 325 руб. (65 × 5) - суммы ЕСН, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июнь;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 69 - 6,25 руб. (1,25 × 5) - суммы страхового взноса от несчастных случаев на производстве, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июнь;
Дебет счета 97 Кредит счета 70
Дебет счета 97 Кредит счета 69
Дебет счета 97 Кредит счета 69
В июле 2006 г. будут сделаны следующие проводки:
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 97 - 5750 руб. (250 × 23) - суммы, начисленные за часть отпуска, приходящуюся на июль;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 97 - 1495 руб. (65 × 23) - суммы ЕСН, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июль;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 97 - 28,75 руб. (1,25 × 23) - суммы страхового взноса от несчастных случаев на производстве, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июль.

Налоговый учет отпускных
Суммы расходов на оплату отпусков признаются в качестве расходов на оплату труда и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Исключением являются дополнительные отпуска, предоставляемые организациями своим работникам, продолжительностью свыше установленной законодательством. В этом случае та часть отпуска, которая превышает законодательную норму, начисляется за счет прибыли, остающейся после налогообложения.
Для целей налогового учета организация может выбрать один из двух вариантов учета отпусков:

• суммы, начисленные за отпуск, напрямую признаются в составе расходов на оплату труда по правилам учета прямых или косвенных расходов;
• путем создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Признание отпускных напрямую в составе расходов на оплату труда

В первую очередь порядок признания расходов зависит от метода исчисления налоговой базы по налогу на прибыль, принятого организацией.
Если организация применяет метод начисления, то вся сумма отпускных учитывается в расходах того отчетного (налогового) периода, когда они начислены (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если же организация применяет кассовый метод учета доходов и расходов, то сумма начисленных отпускных признается в качестве расходов в момент выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Напоминаем, что кассовый метод учета доходов и расходов могут применять организации, у которых в среднем за предыдущие четыре квартала сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС не превысила 1 млн руб. за каждый квартал.
Для организаций, применяющих метод начисления (а таких большинство), вторым важным моментом является отнесение расходов на оплату труда к прямым или косвенным расходам.

Федеральным законом от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ в НК РФ внесены изменения, касающиеся порядка формирования прямых и косвенных расходов. Данные изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2005 г.

Налогоплательщик теперь имеет право самостоятельно определять в учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством товаров (выполнением работ, оказанием услуг). Ранее перечень прямых расходов был закрытым. К ним относились только:

• материальные затраты, в части сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве;
• расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы ЕСН, начисленного на указанные суммы расходов на оплату труда;
• суммы начисленной амортизации по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг.

Все расходы, которые налогоплательщик отнесет к косвенным, уменьшают налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода в полном объеме. Таким образом, отпускные, начисленные работникам, расходы на оплату труда которых включаются в косвенные расходы, признаются в полном объеме в момент их начисления.
Отпускные работников, расходы на оплату труда которых включаются в прямые расходы, относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены в соответствии со ст. 319 НК РФ.
Организация самостоятельно выбирает и закрепляет в учетной политике порядок распределения прямых расходов на незавершенное производство и на изготовленную в текущем месяце продукцию (выполненные работы, оказанные услуги).
Сумма остатков незавершенного производства на конец текущего месяца включается в состав прямых расходов следующего месяца. При окончании налогового периода сумма остатков незавершенного производства на конец налогового периода включается в состав прямых расходов следующего налогового периода.
Таким образом, расходы на оплату отпускных, включенные в состав прямых расходов, будут учитываться для уменьшения налоговой базы по правилам распределения прямых расходов на незавершенное производство и на изготовленную в текущем месяце продукцию (выполненные работы, оказанные услуги).
Прямые расходы, приходящиеся на произведенную в отчетном (налоговом) периоде продукцию, распределяются между отгруженной, но не реализованной на конец текущего месяца продукцией и реализованной продукцией. Следовательно, так же распределяются и включенные в них отпускные.
Исключение составляют организации, оказывающие услуги. Они имеют право относить сумму прямых расходов, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода без распределения на остатки незавершенного производства.
Внимание! Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Таким образом, можно сделать вывод, что если границы отпуска работника приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды, то их следует распределить по тем же правилам, что и в бухгалтерском учете (пример распределения приведен в разделе «Бухгалтерский учет отпускных»). Если же отпуск попадает на разные календарные месяцы внутри одного отчетного (налогового) периода, то распределения не требуется.

Создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков

Порядок создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков изложен в ст. 324.1 НК РФ. Решения о создании такого резерва организация принимает для равномерного учета расходов в целях налогообложения.

В учетной налоговой политике следует отразить следующие моменты:

• принятый способ резервирования;
• предельную сумму отчислений;
• ежемесячный процент отчислений в резерв.

Для этих целей в организации составляется специальный расчет, в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму ЕСН с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда, умноженное на 100 %. В составе предполагаемого годового размера расходов на оплату труда не учитывается сумма предполагаемых отпускных.
Согласно п. 1 ст. 318 НК РФ с 1 января 2005 г. страховые взносы на обязательное пенсионное страхование включаются в состав расходов на оплату труда,относящихся к прямым расходам.
Взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и не учитываются при формировании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (п. 45 ст. 264 НК РФ, письмо УМНС по г. Москве от 30 июля 2004 г. № 26-12/50943).
Процент отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков можно определить по следующей формуле:
П = (ГОТП + ЕСН) / (ГОТ + ЕСН) × 100 %,
где ГОТП - годовая сумма расходов на оплату отпусков;
ГОТ - годовой размер расходов на оплату труда.
Далее определяется размер ежемесячных отчислений в резерв по формуле:
ОТЧ = (ОТм + ЕСН) × П,
где ОТм - расходы на оплату труда за месяц.

Пример 3
Организация приняла решение о создании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Предполагаемые на год суммы расходов:

• на оплату труда (без учета отпусков) - 900 000 руб., включая ЕСН;
• на оплату отпусков - 180 000 руб., включая ЕСН.

Рассчитаем процент отчислений в резервный фонд: П = 180 000 / 900 000 × 100 % = 20 %.
Предельная сумма отчислений в резервный фонд: ПС = 900 000 × 20 % = 180 000 руб.
Расходы на оплату труда за месяц составляют 75 000 руб. (900 000 / 12).
Рассчитаем размер ежемесячных отчислений в резервный фонд: ОТЧ = 75 000 × 20 % = 15 000 руб.

Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. Иными словами, при отчислении отпускных в резервный фонд следует не забывать о распределении расходов на прямые и косвенные.
Предельная сумма отчислений в резерв на отпуск также рассчитывается на основании сметы.
На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва.
Внимание! В отличие от бухгалтерского учета, где инвентаризация резерва на оплату отпусков может производиться периодически, в налоговом учете она проводится только на конец налогового периода.
Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
Под недоиспользованным резервом следует понимать разницу между суммой начисленного в отчетном периоде резерва на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом ЕСН) и на предстоящую оплату не использованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом ЕСН, исчисленного по методике, применяемой при формировании резерва).
Для определения уточненной суммы резерва следует уточнить количество дней неиспользованного отпуска, среднедневную сумму расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательные отчисления ЕСН. Перемножив эти суммы, мы получим уточненную сумму резерва.
Дальнейшие действия зависят от решения организации о внесении изменений в учетную политику.
Если организация решает и в следующем году формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то она имеет право не включать уточненную указанным выше способом величину резерва в состав внереализационных расходов данного года.
Если же организация посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в следующем году, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.
Таким образом, в случае если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный результатами инвентаризации остаток недоиспользованного резерва.
Но может возникнуть и обратная ситуация, когда организации не хватит средств фактически начисленного резерва. Например, были приняты на работу работники, которые имеют право на получение отпуска в любое удобное им время.
В этом случае 31 декабря отчетного года в расходы организации следует включить сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму ЕСН, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Пример 4
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
Один из сотрудников в течение года был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью. На конец года у него остались недоиспользованными 12 календарных дней отпуска.
Сумма отпускных за один день отпуска - 250 руб., ЕСН на эту сумму - 65 руб.
Таким образом, уточненная сумма резерва на конец года составит 3780 руб. ((250 + 65) × 12). Эта сумма не включается в состав внереализационных расходов, а остается в составе недоиспользованного резерва.

Пример 5
В организацию с 1 августа 2005 г. принят на работу несовершеннолетний сотрудник, который написал заявление с просьбой о предоставлении ему отпуска продолжительностью 30 календарных дней с 1 декабря 2005 г.
Фонд оплаты в организации не изменился, т.к. сотрудник был принят вместо другого уволившегося работника. Уволившийся сотрудник перед увольнением использовал свой отпуск полностью.
Таким образом, резервный фонд использован полностью.
Так как при составлении сметы не мог быть учтен еще один отпуск, то вся сумма, начисленная новому работнику за отпуск, и соответствующий ей ЕСН должны быть включены по состоянию на 31 декабря в расходы организации.

Налогообложение отпускных

Суммы расходов на оплату отпускjd относятся к расходам на оплату труда. Следовательно, и налогообложение этих расходов производится в аналогичном порядке.
С начисленных сумм отпускных удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13 %.
Перечислить в бюджет удержанный с отпускных НДФЛ организация должна не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (п. 6 ст. 226 НК РФ).
На начисленные суммы отпускных организация должна начислить ЕСН.
Согласно п. 3 ст. 243 НК РФ уплата ежемесячных авансовых платежей по ЕСН производится не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены суммы отпусткных.
Также на начисленные суммы отпускных начисляются и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Перечисляются эти взносы в бюджет в срок, установленный для получения (перечисления) в банках средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Внимание! Суммы начисленных на отпускные налогов перечисляются в указанные сроки независимо от того, приходятся границы отпуска на один отчетный (налоговый) период или нет.

И.Б. Ланина, аудитор

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “ ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Примерная форма журнала может содержать такие графы: (нажмите для раскрытия)

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том: (нажмите для раскрытия)

• Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
• В какой организации ведется журнал;
• За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
• Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

В нашей организации никогда не велись журналы учета отпусков. Сейчас я завела на 2014 и продолжаю в 2015. У нас намечается трудовая инспекция, скажите накажут ли нас за отсутствие таких журналов? Если мы узнаем, что провепка будет, допустим, за последние 3 года тогда что придется заводить на эти годы журналы, чтобы не получить штраф?

Ответ

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, 2003

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст.123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Таким образом, уже 16 декабря каждого года отделом кадров должна быть собрана информация у работников о времени предоставления им отпусков. График отпусков может быть любой формы, так как законодательство не содержит каких-либо требований к его оформлению. Уведомить работника о времени начала его отпуска работодатель должен не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков руководитель издает соответствующий приказ. Самому работнику составлять заявление с просьбой о предоставлении отпуска теперь не нужно.

При уходе работников в отпуск должны быть оформлены Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Форма N Т-6 составляется работником отдела кадров (кадровой службы) или уполномоченным лицом, а затем подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом, которым может быть и главный бухгалтер).

Будущий отпускник должен быть ознакомлен с подписанным приказом и оставить на нем свою подпись. Только после этого работник кадровой службы вправе заполнить Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).

Приказ и записка-расчет передаются в бухгалтерию организации для расчета среднего заработка за отпуск.

На основании приказа (форма N Т-6) вносятся записи в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2 ГС) (это должен сделать работник отдела кадров), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а) (эту операцию производит бухгалтер).

Отпуск работнику может быть предоставлен в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом) (в том числе ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.п.).

Основное требование ТК РФ - работник должен иметь отпуск не менее 28 календарных дней. Замена этого отпуска денежной компенсацией запрещается, за исключением случаев увольнения. Согласно ст.115 ТК РФ допускается предоставление работнику отпуска сроком более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск), например в тех случаях, когда работник не отгулял (не догулял) отпуск за предыдущий расчетный период. Возможна и такая ситуация, когда работнику предоставляется удлиненный отпуск в счет будущих расчетных периодов.

На основании заявления сотруднику за все неиспользованные дни отпуска можно выплатить денежную компенсацию. Это правило распространяется и на удлиненные отпуска.

Перенос отпуска на другое время допускается только в исключительных случаях, так как ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан предоставить отпуск, а работник обязан его отгулять. И если работнику графиком предусмотрен отпуск, то работодатель не вправе допускать отпускника к работе. Перенос отпуска оформляется приказом руководителя, в котором указываются основание переноса отпуска и срок, на который переносится отпуск. В любом случае работник должен отгулять отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ). Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд не допускается.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Если в отпуск уходит сотрудник, который не полностью отработал расчетный период, его дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Для работников, не отработавших часть времени из-за прогулов или по иным причинам, расчетный период для исчисления среднего заработка составит 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших отпуску. Если такой работник не отработал в организации 12 календарных месяцев, в расчетный период будут включены только полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), проработанные до ухода в отпуск. Если работник в расчетном периоде, до расчетного периода и до наступления отпуска не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления отпуска.

Пример. На предприятии работник, занятый в основном производстве, уходит в частичный отпуск сроком на 14 календарных дней. Расчетным периодом для оплаты отпусков являются три календарных месяца. Расчетный период работником отработан не полностью. В феврале работник находился 10 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Заработная плата за январь - 15 000 руб., за февраль - 10 500 руб., за март - 15 000 руб. Заработная плата работника за расчетный период, предшествующий уходу работника в отпуск, составит 40 500 руб. (15 000 руб. + 10 500 руб. + 15 000 руб.). Для определения размера среднего дневного заработка указанную сумму заработной платы за расчетный период необходимо разделить на среднемесячное число календарных дней (29,6) января и марта и количество календарных дней в феврале (18 дней), приходящихся на неотработанное время.

Средний дневной заработок составит 524,61 руб. (40 500 / (29,6 + 29,6 + 18)), сумма отпускных - 7344,54 руб. (524,61 руб. х 14 дней).

Согласно п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 расходы на оплату ежегодных отпусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Исчисление налога на доходы физических лиц с дохода в виде отпускных производится по налоговой ставке 13%. Начисленная сумма налога должна быть удержана из доходов работника при их фактической выплате и перечислена не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных.

Перечисление сумм исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц с сумм средней заработной платы в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ должно производиться не позднее дня фактического получения наличных денежных средств на оплату труда за вторую половину месяца. При этом с сумм среднего заработка, начисляемых в течение месяца, уплата данного налога также должна производиться не позднее дня фактического получения денежных средств на выплату доходов по итогам истекшего месяца, в котором были начислены и выплачены отпускные. Уплачивать налог в дни выплаты среднего заработка за отпуск необходимости нет. Суммы же единого социального налога во всех случаях (в том числе с сумм среднего заработка за отпуск и в других установленных случаях) в соответствии с п.3 ст.243 гл.24 НК РФ должны уплачиваться не позднее 15-го числа следующего месяца независимо от дат фактической выплаты сумм заработной платы или получения средств на оплату труда в учреждении банка.

В бухгалтерском учете делают записи:

Дебет 20, Кредит 70 - начислена сумма отпускных (7344,54 руб.);

Дебет 70, Кредит 68 - удержан налог на доходы физических лиц (7344,54 х 13% = 955 руб.);

Дебет 70, Кредит 50 - выданы отпускные (7344,54 - 955 = 6398,54 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-1 - начислен ЕСН (ФСС, 4% х 7344,54 = 293,78 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-2 - начислен ЕСН (обязательное социальное страхование от несчастных случаев, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-2-1 - начислен ЕСН (федеральный бюджет, 28% х 7344,54 = 2056,47 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-1 - начислен ЕСН (ФОМС, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-2 - начислен ЕСН (ТФОМС, 3,4% х 7344,54 = 249,71 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-2 - сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии (7344,54 х 11% = 807,90 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-3 - сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование накопительной части трудовой пенсии (7344,54 х 3% = 220,34 руб.).

При отзыве работника из отпуска следует пересчитать сумму среднего заработка за использованные дни отпуска, а разницу между заработком за все предоставленные дни отпуска и фактически использованные дни удержать с работника. Если по согласованию с работодателем работник ходатайствует о выплате ему компенсации за оставшиеся неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, перерасчет среднего заработка не производится.

Пример. Работнику организации с 1 по 28 мая 2003 г. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По соглашению с работником из-за производственной необходимости он был вызван из отпуска с 22 мая 2003 г.

Сумма среднего заработка за отпуск, выплаченная работнику, составила 8960 руб. из расчета среднедневного заработка 320 руб. (320 руб. х 28 календарных дней отпуска = 8960 руб.).

Всего работник не использовал 7 календарных дней отпуска с 22 по 28 мая включительно и использовал 21 календарный день (с 1 по 21 мая включительно). Сумма среднего заработка за фактически использованные дни отпуска составила 6720 руб. (21 календарный день х 320 руб.).

Допустим, за период с 23 по 31 мая работнику начислена заработная плата из расчета тарифной ставки, премий, доплат и надбавок в сумме 5200 руб. К выплате она причитается за минусом суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска в размере 2240 руб. (7 неиспользованных календарных дней отпуска х 320 руб.).

При предоставлении неиспользованных дней отпуска в дальнейшем средний заработок рассчитывается заново согласно новому расчетному периоду и учитываемым в нем выплатам.

Согласно п.7 ст.255 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. На основании п.1 ст.210 НК РФ сумма отпускных, полученная работником, включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с п.1 ст.236 НК РФ начисленная сумма отпускных признается у организации-работодателя объектом обложения единым социальным налогом.

В ст.136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

Наиболее распространенными выплатами, связанными с отпусками работников, являются отпускные или заработная плата за время отпуска и компенсация за неиспользованный отпуск. Все указанные выплаты исчисляются исходя из среднемесячного заработка. Общие правила исчисления среднемесячного заработка установлены в ст.139 ТК РФ.

Из расчетного времени в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 N 213, исключаются:

праздничные нерабочие дни, установленные законодательством Российской Федерации;

не отработанные работником дни, за которые выплачивался или сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

дни нетрудоспособности, за которые работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику, воспитывающему ребенка-инвалида (ст.262 ТК РФ);

дни отпуска без сохранения заработной платы на основании ст.ст.128 и 263 ТК РФ;

время простоя не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;

время простоя в связи с забастовкой, в которой работник не участвовал, но не имел возможности выполнять свою работу.

О.Стулова

ООО "КОСМОС-АУДИТ"