Платежный календарь весьма удобный сервис, реализованный во многих программах семейства 1С, в том числе 1С: Бухгалтерия. Данный сервис обеспечивает возможности оперативного отслеживания перемещении денежных средств по расчетному счету и кассе, избегая образования, так называемых «кассовых разрывов».
Отчет консолидирует в себе информацию обо всех планируемых в отчетном периоде поступлениях, величине расходования денежных средств и имеющихся остатках. При этом через первичные документы всегда можно получить детальную информацию по каждой позиции.
Работа с платежным календарем в программе 1С: Управление торговлей
Для примера можно рассмотреть возможности, реализованные в данной платформе управления. Внимание стоит обратить на существующие настройки. Необходимо через раздел «Администрирование» зайти в подраздел «Организация и денежные средства», где выставить флажок «Заявки на расходование денежных средств». Для более старых версий до 11.0 данный флажок доступен пользователям через раздел «Казначейство».
При желании функционал позволяет проводить настройку лимитов, как, в общем по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям.
Поле того, как все настройки осуществлены, в разделе «Финансы» появляется дополнительный подраздел «Планирование денежных средств». В более старых версиях опять-таки, появление дополнения осуществляется в разделе «Казначейство».
Для примера можно сформировать несколько заявок на расход. Данный документ необходимо рассматривать в качестве одного из инструментов организации контроля за перемещением денежных средств. Он представлен на рисунке ниже.
Первоначально выбирается операция документа. Для примера можно взять операцию «Перечисление налога», при этом от выбранной операции зависит статья ДДС. При этом интерфейс статьи построен таким образом, что пользователю выводятся подсказки относительно выбора того или иного варианта.
В программе существовал открытое ограничение по лимитам, оно и не позволило провести данную операцию, введя блокировку. Для того, чтобы операция была проведена, потребуется провести увеличение предельной величины лимита, или для данной операции сделать пометку «Сверх лимита», представленную в виде флажка.
Изменение величины лимитов осуществляется через документ «Лимиты расхода денежных средств». При этом выставление периода его действия необходимо выставлять не на момент создания, а на планируемый период. В данном случае формирование заявки осуществляется в июле, но начнут действовать лимиты только в августе.
Для данного документа имеется возможность выбора между четырьмя статусами:
- Не согласована;
- Согласована;
- К оплате;
- Отклонена.
Все формируемые заявки, еще не прошедшие процедуру согласования, хранятся отдельно и доступны пользователям в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию». Процедуры утверждения проводятся из самого списка, чем упрощается работа.
Ниже представлен перечень операций за август 2016-го из отчета, в котором легко можно заметить наличие сразу нескольких «кассовых разрывов». Существует заявка, по которой необходимо провести оплату приобретенного основного средства, но необходимых для этого финансовых средств недостаточно.
В последнее время платежный календарь претерпел несколько доработок, расширяющих возможности его применения. Например, реализована возможность создания в отчете документов по перемещению денежных средств или их поступлению согласно плана.
Кнопкой «Поступление» прямо в календаре формируется документ «Ожидаемое поступление ДС». Для того, чтобы существующий кассовый разрыв был ликвидирован, от пользователя требуется не только подобрать даты поступления, но и указать правильный ДДС.
После того, как документ «Ожидаемое поступление ДС» проведен, в календарь будут автоматически внесены соответствующие изменения, с существовавший кассовый разрыв исчезнет.
В целом календарь позволяет создавать самые разнообразные документы, в том числе платежные. Для этого потребуется зайти в заявку или документ поступления ДС.
Предусматривает система и возможность внесения изменений в настройки в соответствии с потребностями пользователя. В частности структура отчета представлена на следующем рисунке. Например, для статей ДДС возможно задание иерархического порядка, при котором данные будут выдаваться не только по статьям, но и с группировкой по группам.
1. Введение
Планирование денежных средств - одна из главных задач управленческого учета в отличии от учета бухгалтерского.
Конечно, между УУ и БУ есть и другие существенные различие (разные требования к аналитике, к оценке и переоценке активов/обязательств, необходимость создания резервов и т.д.), но необходимость решать задачи планирования – это самая сложная из них.
Сложность планирования заключается не только в подготовке плана (его расчету, формированию по разным сценариям), но необходимо еще:
- Выполнять перепланирование;
- Актуализировать планы, переносить корректировки на следующие периоды;
- Проводить план - фактный анализ.
«Нам бы учет наладить..» - так рассуждают многие.
Учет нужно наладить, да, но не в ущерб планированию.
Конечно же, планированием все равно занимаются (но не в «1С», а XLS). И самую первую, основную задачу (которую и стараются решить) – это планирование денежных средств.
- (1) Стратегическое (бюджетирование);
- (2) Оперативное.
Суть в том, что с таблицами бюджетов чаще всего работают минимум пользователей (1-2 человека). Для большинства предприятий количество статей бюджетирования и пр. аналитик – их не так много. Т.е все можно обработать «ручками» в XLS.
А вот что касается оперативного планирования д/c, то здесь ситуация иная. Т.е часто бывает большое количество счетов на оплату, много регулярных платежей, ожидаемых оплат по заказам клиентов и т.д.
И к тому же, все это может «завязано» на большое количество первичных документов, с которыми работают различные пользователи программы, документы корректируются, ситуация меняется и т.д.
Еще важным отличием оперативного планирования от бюджетирования является то, что оно чаще идет «с низу – вверх». Т.е от «Заявок на расход д/c», которые все время оформляют работники подразделений.
И эти заявки, соответственно, нужно вовремя обрабатывать, принимать / отклонять, «ставить в план» и оплачивать.
Итого: оперативное планирование д/с - это самая первая из задач планирования , которая должна быть автоматизирована в «1С» у любого предприятия.
И в результате планирования, финансовый департамент / казначейство должны «видеть» в системе:
- Когда, кому, c какого расчетного счета/кассы, на какую сумму нужно оплатить;
- Какой остаток д/c будет на «такую-то» дату c учетом текущих остатков, запланированных расходов и поступлений д/c. Нужно избегать т.н. «кассовых разрывов».
Т.е возникает необходимость работать с платежным календарем.
- Какая задолженность с контрагентами будет на указанные даты, у учетом запланированных платежей, поступлений и текущего сальдо взаиморасчетов.
Т.е возникает необходимость работать с календарем расчетов.
Каждую из конфигураций можно применять для решения задач оперативного планирования д/c, однако взвешенный выбор следует принимать исходя из рамок и масштабов вашего проекта.
2. Возможности УПП 1.3
На данный момент фирма «1С» еще не выпустила долгожданную, новую редакцию УПП (ред 2). И по этому, будем ориентироваться на то, что доступно - соответствующие подсистемы УПП 1.3:
Нужно отменить, что подсистема «ЗаявкиНаРасходДенежныхСредств» обновлялась в конфигурации относительно не давно (2011 г). И как следствие, в режиме управляемого интерфейса, в панели разделов появился пункт «Заявки на расходование д/с/».
Если попробовать в типовой конфигурации, в файловом режиме, открыть форму документа «Заявка на расход д/с» (она же, ЗРДС), то сразу возникает ошибка по переменной «глОбщиеЗначения» из общего модуля «РаботаСОбщимиПеременными».
Такого рода ошибки можно будет исправить, однако, как говорится: «осадочек остался». Т.е «шероховатостей» в подсистеме ЗРДС УПП – хватает.
Возможность через WEB-браузер оформить документ ЗРДС является полезной, но при этом на практике придется хорошенько задуматься над упрощением и эргономикой типовой формы документа. Особенно это будет важно для мобильных устройств.
А вот что касается платежного календаря, то в режиме тонкого клиента, удаленно через WEB-браузер и т.д. воспользоваться им не получится. Причина в том, что подсистема «Управление денежными средствами» давно не обновлялась и, в частности, отчет «Платежный календарь» построен не на системе компоновки данных. А следовательно, у этого отчета нет возможности использования в тонких клиентах, нет возможности создавать для него произвольные настройки.
При работе с ЗРДС важное место занимает регламент согласования и утверждения заявок. В зависимости от организационной структуры предприятия и других особенностей бизнеса, внутренний порядок согласования заявок (регламент согласования) может быть достаточно сложным (многоступенчатым, вариативным и т.д). Таким образом, для автоматизации это - не простая задача.
В УПП, подсистема согласования и утверждения реализована. В ней предусмотрены достаточно гибкие настройки.
- Согласование – это подтверждение необходимости оплатить заявку. Обычно, согласование должно проходить через начальников подразделений, руководителей и других ответственных лиц компании.
- Утверждение – это завершающее подтверждение (со стороны казначея) того, что заявка будет оплачена. При этом обязательно должна быть определена дата платежа, расчетный счет/касса с которой будет осуществлена оплата. Таким образом, платеж попадает в оперативный план (платежный календарь).
Об этих «моментах» я напишу позже, а пока рассмотрим какую функциональность предоставляет типовая конфигурация.
- Включить использование механизма согласования заявок можно отдельно, по каждой организации.
- Предусмотрена настройка последовательности прохождения заявки по маршрутам, иерархия маршрутов.
- При этом нужно отметить, что иерархия в справочнике подразделения не учитывается в механизмах маршрутизации заявки.
- Так же нужно отменить, что согласование и утверждение технически построено без применения механизма бизнес-процессов.
- В каждой точке можно указать одного/нескольких пользователей, для которых и будет доступно выполнение согласования заявки. Т.е заявку может согласовать любой из них (кто успеет сделать это первым).
- Для каждого подразделения можно назначить соответствующую точку маршрута согласования. Суть в этом такая: при оформлении заявки (ЗРДС) обязательно должно быть указано ЦФО (подразделение). И в зависимости от указанного подразделения, УПП «находит» соответствующую ему точку согласования и «отправляет» заявку на согласование в эту точку.
Так же в настройке маршрута согласования допустимо не указать подразделение. В этом случает, такая точка согласования будет «применятся» для всех ЦФО, для которых конкретно не указана соответствующая точка маршрута.
- Само согласование выполняется с помощью специальной обработки «Согласование заявок»
- Анализ запланированного наличия денежных средств, графика платежей и отслеживания кассовых разрывов выполняется в отчете «Платежный календарь».
Помимо планируемого расхода д/c (ЗРДС) можно учитывать и планируемое поступление д/c. Для этих целей предусмотрено оформление специального документа «Планируемое поступление д/c».
Нужно отметь, что документе «Планируемое поступление д/c» хотя и есть состояния (подготовлен, согласован и т.д), но возможность согласовать этот документ (так же как ЗРДС) отсутствует. Т.е изменение статусов документа возможно только в режиме «ручного управления».
И еще в УПП есть возможность учитывать планируемое поступление д/с от покупателей без оформления документов «Планируемое поступление д/с».
Т.е если для покупателя оформляются «Заказы клиентов», то в отдельном отчете «Платежный календарь с учетом заказов» это запланированное поступление д/c можно будет увидеть.
- Помимо отчета «Платежный календарь» предусмотрен отчет «Анализ доступности денежных средств».
При этом предусмотрена возможность резервировать д/c (по заявкам на расход) или размещать заявки в счет запланированных поступлений.
Так же есть функционал закрытия ЗРДС и планируемых поступления д/c. Для этих целей, в режиме «обычного клиента» предусмотрены документы «Закрытие заявок на расходование/поступление д/c».
Однако, данная функциональность так же не поддерживается в режиме тонкого/web-клиента.
Здесь нужно понимать, что методика «жесткого резервирования» сильно завязана на хронологию ввода документов, и это затрудняет корректировки и перепланирование.
По этому, функциональность оставлена в УПП скорее как «наследие прошлого», а для анализа доступности д/c следует применять платежный календарь.
Итак, функциональные возможность УПП рассмотрели и теперь я перечислю те моменты типовой конфигурации, которые на практике, на проектах, приходится дорабатывать:
- По документу «Заявка на расходование д/c»:
- В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).
Возможность указывать ЦФУ и т.д. – отсутствует.
Возможность изменять маршрут, перенаправлять заявку на другие маршруты – отсутствует.
- В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).
- Отсутствует возможность запланировать перемещение д/c между расчетными счетами, cо счета в кассу и прочее.
- Процесс согласования:
- Существует возможность согласовывать ЗРДС, но отсутствует возможность согласовывать планируемое поступление д/с.
- На практике возникает необходимость выполнять согласование за других сотрудников. При этом, в системе нужно фиксировать еще и информацию о том «кто и за кого выполнил согласование».
Вариант с установкой в одной точке согласования нескольких возможных исполнителей часто не годится, так данный исполнитель может быть указан и на других этапах согласования. В результате, это все приведет к тому, что в списке заявок на согласования у сотрудника появятся одновременно и основные и косвенные задачи по согласованию. Конечно, это запутывает пользователя, это не удобно.
Резюмируя - возможность согласовывать за другого исполнителя, возможность указать кто и за кого имеет право согласовывать – отсутствует.
- В процессе согласования заявок, когда заявка переходит на согласование следующему по маршруту, востребована функциональность автоматического информирования (по e-mail) следующего исполнителя, а так же автора заявки.
- Если автор заявки уже является ответственным за согласование/утверждение (на любом из этапом маршрута!), то вполне логично что бы программа автоматически «сокращала» маршрут, переадресую заявку на наиболее высокий, доступный уровень. Однако, в УПП это не предусмотрено.
- Все перечисленные требования, хотя и отсутствуют в типовой конфигурации, тем не менее .
- Отчеты, права доступа.
- Востребована возможность ограничения доступа к заявкам только по доступным авторам / исполнителям (согласователям); по доступным пользователю подразделениям.
- Отсутствует отчетность по контролю (по дням и интервалам) фактической и запланированной задолженности. Это актуально и для покупателей и для поставщиков.
- Отчетность и часть функционала не пригодны для работы в режиме тонкого/web-клиента.
- Учет по регулярным соглашениям, договорам.
- Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.
В УПП не автоматизировано отражение в платежном календаре и т.п. этих предстоящих расходов. Т.е необходимо в режиме ручного управления отслеживать такие платежи и оформлять заявки на платеж, что неудобно и трудоемко.
- В договорах с покупателями, c поставщиками могут быть прописаны условия по проценту предоплаты, по срокам оплаты и т.д.
В УПП не автоматизирован учет всей этой информации и (как следствие) автоматическое отражение ее в платежном календаре.
- Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.
C выходом новой конфигурации «Управление торговлей ред.11» появилось много новых, полезных возможностей по задачам оперативного планирования и контроля финансов.
Пожалуй, наиболее существенно в этой части в УТ11 (по сравнению с УПП 1.3) – это механизм учета графика платежей. Этот механизм как раз «закрывает» то, чего сильно не хватало – автоматизация планирования/учета по регулярным соглашениям, договорам.
Таким образом, в УТ11 можно вообще не оформлять (если нет необходимости, конечно) документы планирования расхода и поступления д/c, и при этом, платежный календарь будет нормально формироваться.
Можно отменить, что «типовые настройки» отчета «Платежный календарь» не очень-то соответствуют ожиданиям (как таковой календарь не отображается ), но в пользовательском режиме можно добавить группировку по «дате платежа» и отчет сформируется в привычном виде.
Функциональность отчета сильно расширилась (по сравнению с УПП 1.3) за счет использования системы компоновки данных. Теперь, отчет можно формировать в тонком/web-клиенте, сохранять в базе и назначать разным пользователям нужные им настройки.
Кроме планирования расхода и поступления д/с в УТ11 появилась функциональность планирования перемещения д/c. Для этих целей можно оформлять документы «Распоряжение на перемещение д/c».
По сравнению с УПП 1.3 для документа «Заявка на расходование д/c» увеличилось количество учитываемых видов хозяйственных операций:
Появилась возможность утверждать как документы «Заявка на расходование д/c», так и другие распоряжения:
Для анализа задолженности по интервалам/срокам предусмотрен отчет «Дебиторская задолженность». При необходимости, можно сформировать и календарь задолженности. Для этого в пользовательском режиме следует добавить группировку по датам оплаты.
К сожалению, в УТ11 (как и ранее) не предусмотрена возможность анализа календаря задолженности по поставщикам. Однако, доработать УТ11 по данной задаче .
Резюмируя: новые методологические решения «1С» вместе с возможностями платформы 8.2 предоставляют хорошую базу для автоматизации задач оперативного планирования и контроля д/c.
Но вместе с тем надо понимать, что конфигурация УТ11 не является полноценным, готовым решением для автоматизации казначейства и планирования д/c.
- Во-первых, в УТ11 в очень упрощенном виде реализован механизм согласования/утверждения заявок на расход и др. документов планирования д/c. Т.е нет механизмов маршрутизации, процесс утверждения заявок сведен к простой установки статусов.
- Во-вторых, в УТ11 нет подсистемы бюджетирования и (как следствие) нет функционала контроля заявки по запланированным бюджетам.
Исторически конфигурация «WA:Финансист» была разработана на базе продукта «Управление казначейством».
И при этом, в новое решение «Финансист» от компании WiseAdvice входят еще:
- Подсистема бюджетного планирования;
- Подсистема управления договорами;
- Подсистема формирования и учета фактических платежей;
- Гибкий, настраиваемый механизм формирования/заполнения документов на основе шаблонов;
- Гибкая, настраиваемая подсистема интеграции с клиент-банком.
- В процессе утверждения заявки можно не только согласовать/отклонить документ (как это сделано в УПП), но доступны и другие функции: например, отправить документ на доработку, либо запросить доп. информацию.
Весь этот процесс автоматизирован, соответственно предусмотрена отчетность о состоянии отработки согласования документа.
5. Итоги
 |
 |
 |
Выводы:
- Для автоматизации работы финансовых департаментов, казначейств, организаций со сложной орг. структурой наиболее подходящим решением является «WA:Финансист
»
.
Данное решение развивалось и эволюционировало длительное время, соответственно аккумулировало специфику и требования разных фин. департаментов и казначейств. Общие трудозатраты на разработку решения составили более 5000 чел/часов.
Преимуществом решения «WA:Финансист» является развитая функциональность и большое количество механизмов настроек программы. Таким образом, внедрение этого решения возможно в короткие сроки (т.н. «коробочное внедрение»), без доп. разработок, программирования и т.д.
Так как в решении заложены механизмы двухстороннего обмена со всеми основными типовыми конфигурациями, то интеграция в имеющуюся структуру (обмен данными с базами УТ, УПП, Комплексная, Бух) будет не сложной.
- Для автоматизации фин.департамента / казначейства в рамках проекта комплексной автоматизации
лучше всего подойдем решение на базе УПП
.
При этом нужно понимать, функциональность УПП потребует доработок.
Специфика, требования фин. департаментов, казначейств заложены в УПП не так глубоко, как это сделано в отдельных, специализированных решениях.
Таким образом, внедрение УПП по этим задачам следует выполнять только в рамках проекта автоматизации.
- Для крупных организаций, для автоматизации департамента казначейства УТ11
не подходит.
В данном решении, во-первых, отсутствуют механизмы согласования/утверждения документов планирования.
Во-вторых, отсутствует подсистема бюджетирования и контроль выполнения бюджетов при оперативном планировании.
Однако, УТ11 отлично подойдет для автоматизации (в т.ч. оперативного планирования д/c) небольших фин. отделов компаний .
Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.
Составление платежного календаря
Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.
Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.
Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.
Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).
Предотвращение кассовых разрывов
Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».
Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.
Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.
Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.
Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).
Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).
Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.
Платежное поручение
На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С - «WA:Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Форма платежного календаря состоит из следующих областей
Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В настройках платежного календаря можно:
Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.
В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.
Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.
Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.
Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке 
После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.
На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
Возможность вести платежный календарь в 1С 8.3 и 8.2 есть в нескольких типовых конфигурациях:
- 1С Бухгалтерия предприятия 8.3 (3.0)
- 1С Управление производственным предприятием
- 1С ERP Управление предприятием 2.0
- 1С Комплексная автоматизация
- 1С Управление торговлей 11 и 10.3
- 1С Управление небольшой фирмой
Платежный календарь реализован в виде отчета (рис.1).
В отчет выводятся данные о плановых поступлениях, расходованиях и остатках ДС. Информацию можно детализировать до первичных документов (Рис.2).
Пример работы с платежным календарем в 1С Управление торговлей
Рассмотрим пример для конфигурации 1С Управление торговлей 11 и новые возможности, которые появились в последних версиях.
Прежде всего, необходимо выполнить настройки. Для этого в разделе «Администрирование — Организации и денежные средства» включаем флажок «Заявки на расходование денежных средств» (рис.3). В других версиях данный флажок можно найти в разделе «Казначейство».
В этом же разделе можно настроить контроль лимитов по организации в целом или по каждому подразделению.
После выполненных настроек в разделе «Финансы» появляется раздел «Планирование денежных средств» (рис.4). В других версиях это может быть раздел «Казначейство».
Введем несколько заявок на расход. Этот документ является ключевым для организации оперативного контроля движения ДС. Рассмотрим его подробнее (рис.5).
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Прежде всего, необходимо выбрать операцию документа. В нашем примере это «Перечисление налога». От выбранной операции зависит . Программа подскажет пользователю, какую статью можно использовать в том или ином случае (список статей будет отфильтрован в зависимости от операции).
Так как в настройках включен контроль лимитов, программа заблокировала проведение документа. Чтобы утвердить такую заявку, нужно или включить флажок «Сверх лимита», или увеличить лимит по данной статье.
Лимиты задаются в документе «Лимиты расхода денежных средств» (рис.6). Период задается не на момент формирования заявки, а на момент планируемой оплаты. В нашем примере заявка проводится июлем, но лимит устанавливается на август.
Документ «Заявка на расход ДС» имеет несколько статусов:
- Не согласована
- Согласована
- К оплате
- Отклонена.
Все несогласованные заявки можно увидеть в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию» (Рис.7). Утверждать заявки удобно прямо из этого списка.
Теперь сформируем платежный календарь и оценим ситуацию.
На рис.8 представлен отчет на август 2016 года. В нем красным отмечены кассовые разрывы. По заявке №ТДЦУ-000003 04.08.2016 требуется оплатить приобретение основного средства, но денег на эту дату не хватает.
В отличие от платежного календаря ранних версий (рис.1) сейчас появилась возможность прямо из отчета сформировать документы перемещения или плановых поступлений ДС.
На рис.9 видим документ «Ожидаемое поступление ДС», сформированный по кнопке «Поступление» прямо из платежного календаря. Чтобы закрыть кассовый разрыв, необходимо правильно выбрать статью ДДС и плановую дату поступления.
Во многих конфигурациях 1С имеется такой функционал, как платежный календарь (ПК). Он помогает выполнять краткосрочное планирование денежных средств (ДС) и вовремя обнаруживать кассовые разрывы. В конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» ПК представлен в виде удобного рабочего места, которое позволяет создавать документы, формировать отчеты и анализировать полученные результаты. В этой статье мы хотим подробно остановиться на особенностях работы с ПК в упомянутой конфигурации (редакция 2.4).
ПК в целом представляет собой аналитический отчет, отражающий поступления, списания и остатки ДС, которые могут группироваться по видам – наличные и безналичные, а также по местам их размещения – конкретным банковским счетам или кассе организации. Помимо этого из платежного календаря можно осуществлять запланированные списания ДС, управлять их остатками на разных банковских счетах и в кассе, перемещать, чтобы ликвидировать кассовые разрывы. ПК станет надежным помощником в управлении потоками ДС даже начинающим финансовым менеджерам, при условии, что будут учтены рекомендации по работе с ним.
Установка параметров для ведения платежного календаря
Работа с ПК станет возможной после предварительной установки одного важного параметра программы. Проверим его через интерфейс «НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Казначейство».
Этот параметр – ведение заявок на расходование денежных средств. ПК ведется в 1С:ERP при установленном флаге Установим его.
Этого достаточно, чтобы начать работу с ПК.
Доступ к ПК возможен через интерфейс «Казначейство/Планирование и контроль денежных средств/Платежный календарь».
Настройка платежного календаря в 1С 8.3
Внешний вид ПК может быть настроен с учетом требований и задач пользователя. По умолчанию календарь открывается в режиме двух окон: заявки/слева, календарь/справа.
Изменить режим вывода ПК можно с помощью кнопки «Вид» , расположенной в левой верхней части календаря.
Всего для вида календаря существует три режима:
- Заявки/Календарь;
- Календарь/Платежи;
- Список заявок.
Оптимально использовать второй режим, в нем доступны все документы-основания как для получения, так и для расходования ДС.
ПК можно настроить на конкретное число дней планирования (на предыдущем скриншоте это 20 дней). Указать нужную организацию (в нашем случае это «Промпоставка»). Установить отбор по конкретному банковскому счету/кассе.
Очень важной является настройка ПК, позволяющая управлять видимостью его строк. Она доступна из выпадающего меню кнопки «Еще»:
Для установки в окне настройки доступны несколько типов опций:
- Отображение в календаре – дает возможность установить видимость еще несогласованных заявок на расход;
- Ожидаемые поступления – включает видимость строк прихода ДС в разрезе документов расчетов;
- Ожидаемые списания – управляет видимостью расходов без заявок и в разрезе документов расчетов.
Кроме того, в настройке доступен выбор типа валюты – управленческого или регламентированного учета. Дополнительным приятным бонусом служит возможность установки даты планирования и отключения нерабочих дней календаря.
Познакомимся со структурой ПК, соответствующего заданным ранее настройкам.
Слева располагается перечень расчетных счетов организации, если предварительно не установлен отбор по какому-либо одному счету. В отчете доступны остатки, поступления, списания, итоговые суммы. Колонки отчета дают возможность увидеть просроченную задолженность и планируемые движения по дням. Если переключать активность ячеек календаря, то в нижней табличной части будет изменяться список документов, которые расшифровывают или поступления, или списания или суммы просроченной задолженности.
Ведение платежного календаря в 1С
Как мы упоминали ранее, ПК в ERP представляет собой рабочее место, то есть пользователь может сразу в открытой форме управлять ПК.
Планирование движений денежных средств в платежном календаре
В календаре можно планировать движение ДС, с последующим созданием необходимых документов, по таким направлениям:
- Перечисление на другой счет;
- Выдача в другую кассу;
- Инкассация в банк;
- Инкассация из банка;
- Конвертация валюты.
Для этого достаточно выбрать необходимую строку из выпадающего меню кнопки
В зависимости от выбранной строки будет открыт диалог для создания документов:
- Распоряжение на перемещение средств – для всех строк, кроме конвертации валюты;
- Заявка на расходование ДС – только для конвертации валюты.
Особенности заполнения платежных документов для корректного ведения платежного календаря
Для того чтобы система однозначно классифицировала тот или иной расчетный документ по принадлежности к движению с конкретного банковского счета, необходимо указать в этом документе форму оплаты и конкретизировать банковский счет и кассу.
Например, заказ клиента, в котором указана любая форма оплаты и не заполнены наименования кассы и расчетного счета, не сможет идентифицироваться в ПК.
Такой заказ попадет в так называемые невыясненные поступления, и в форме ПК появится строка «Поступление не распределено». Аналогичная ситуация возможна со списанием ДС, если в расчетных документах с поставщиками не заполнены касса или расчетный счет, с которых будут произведены оплаты. Такие суммы обособленно отражаются в строке «Списание не распределено».
Чтобы таких ситуаций не возникало, необходимо внимательно следить за порядком заполнения реквизитов документов оплаты. В ПК с полностью заполненными документами оплаты отсутствуют строки «Поступление не распределено/Списание не распределено».
Отслеживание и устранение кассовых разрывов с помощью платежного календаря в 1С
В процессе ведения ПК у организации могут возникать кассовые разрывы, т.е. временная нехватка ДС или превышение имеющихся и поступающих средств над платежами, которые необходимо осуществить организации в тот же период времени, обычно, в тот же день. В ПК кассовые разрывы очень наглядно отражаются как отрицательные суммы остатка на том или ином банковском счете или кассе организации:
Анализ состояния ПК на наличие кассовых разрывов позволит оперативно отреагировать на их возникновение. Устранить кассовый разрыв можно несколькими способами:
- Переместить деньги с одного банковского счета на другой, обеспечивая достаточный остаток;
- Изменить сумму списания ДС, уменьшив ее и отсрочив платежи до даты появления плановых поступлений;
- Обеспечить достаточное поступление ДС от заказчиков.
Рассмотрим в качестве примера способ перемещения средств между счетами. Как видно на скриншоте выше, кассовый разрыв образовался на счете «7231/Промпоставка (RUB)/Собственный счет». Если мы проанализируем ПК в целом по организации, то увидим, что имеется другой банковский счет с достаточной суммой средств.
Мы сможем переместить ДС с одного счета на другой, как это описано выше, создав документ
После этого, обновим ПК и убедимся, что кассовый разрыв исчез.
Заявки на расходование в платежном календаре 1С
Учетная система «1С:ERP 2» позволяет вести расходование ДС как с обязательным использованием заявок на том или ином банковском счете организации, так и без них. Управлять заявками мы можем через конкретный банковский счет организации.
Оформим списание ДС с банковского счета без обязательных заявок. Для этого в ПК воспользуемся кнопкой
В рассмотренном случае будет сформирован документ «Списание безналичных денежных средств», по которому будут фактически перемещены ДС.
В случае обязательного использования заявок на расход с основанием заказов поставщиков и иных документов поступления, ожидающих оплаты, потребуется создавать эти заявки, которые будут попадать в ПК.
В ПК можно оперативно управлять заявками, перемещая их по датам платежа, разбивая оплаты, тем самым также управляя кассовыми разрывами.
Для удобства работы с большим числом заявок в ПК предусмотрены группировки заявок по различным критериям:
На этом мы заканчиваем описание возможностей платежного календаря в «1С:ERP 2». Надеемся, что с помощью нашей инструкции вы быстро освоите работу с ПК и начнете управлять денежными средствами вашей организации, применяя этот инструмент.